L’employé administratif et d’accueil assure un ensemble de tâches administratives à caractère technique, organisationnel et relationnel dans le cadre du fonctionnement courant de tout type d’organisation. Dans le respect des consignes et en prenant en compte le contexte d’exercice de l’emploi, il retranscrit, complète, met en forme des écrits professionnels courants ; il saisit, contrôle et actualise tout type de données, chiffrées ou non. Il participe au suivi des ressources matérielles selon l’organisation de la structure.

Il assure des travaux de reprographie et de numérisation de documents, participe au classement et à l’archivage physique et numérique pour la conservation et la traçabilité des informations en respectant les procédures en vigueur. En conciliant le respect des valeurs de la structure et la satisfaction de l’interlocuteur, l’employé accueille les visiteurs, les oriente de manière adéquate, les renseigne ou prend les messages et effectue des recherches d’information et des réservations en fonction des demandes.

L’employé administratif et d’accueil traite les appels téléphoniques entrants, transmet les messages aux interlocuteurs concernés et effectue des appels sortants sur demande. Il assure la réception, la diffusion et l’expédition du courrier de la structure. Il organise son travail en fonction des priorités qui lui sont données et avec réactivité. L’emploi s’exerce au sein d’un service ou à un poste d’accueil. Les conditions d’exercice varient fortement selon la structure, dans laquelle il peut assurer tout ou une partie des activités de l’emploi.

La variété de ses tâches requiert une gestion minutieuse des priorités et une réactivité constante pour s’adapter aux situations changeantes. Son poste peut s’exercer au sein d’un service spécifique ou à un poste d’accueil, englobant tout ou une partie des activités décrites, selon la structure et les besoins de l’organisation.